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Quais Despesas Podem Ser Deduzidas do Livro Caixa?

22/04/2025

Quais Despesas Podem Ser Deduzidas do Livro Caixa?

Se você é médico, psicólogo, dentista ou qualquer outro profissional da saúde que atua como autônomo, provavelmente já ouviu falar sobre o livro caixa. Mas você realmente sabe como utilizá-lo a seu favor para pagar menos impostos – dentro da legalidade? Neste artigo, vamos esclarecer tudo o que você precisa saber sobre o assunto, com uma linguagem simples, direta e adaptada à sua realidade.

O que é o livro caixa?

O livro caixa é um controle financeiro que permite registrar as receitas e despesas operacionais do seu trabalho autônomo. Ele é obrigatório para quem utiliza o Carnê-Leão e extremamente vantajoso para reduzir o Imposto de Renda, já que despesas necessárias à atividade profissional podem ser deduzidas da base de cálculo.

Imagine o seguinte: você emite R$ 20 mil por mês em atendimentos particulares, mas tem R$ 7 mil de despesas relacionadas à sua prática. Com o livro caixa, você paga imposto apenas sobre os R$ 13 mil de lucro líquido — e não sobre o valor bruto.

Confira os benefícios de usar o livro caixa:

  • Redução direta do Imposto de Renda com base no lucro real, e não na receita bruta
  • Organização financeira, com controle claro de receitas e despesas
  • Conformidade com a Receita Federal, reduzindo riscos de malha fina
  • Economia que pode chegar a milhares de reais por ano

Incrível, não? Mas atenção: nem toda despesa pode ser deduzida. Vamos entender as regras.

Quais despesas são dedutíveis no livro caixa?

A Receita Federal permite deduzir somente despesas essenciais e indispensáveis à atividade profissional. A seguir, listamos os principais tipos aceitos — e o que não pode ser incluído.

Despesas que podem ser deduzidas:

  • Aluguel do consultório ou sala comercial
  • Condomínio e IPTU do local de atendimento
  • Energia elétrica, água, telefone e internet do consultório ou espaço profissional
  • Secretária, recepcionista ou auxiliar contratada com carteira assinada ou com recibo de pagamento (RPA)
  • Materiais de uso profissional (luvas, máscaras, jalecos, algodão, papel higiênico, etc.)
  • Despesas com serviços terceirizados (limpeza, segurança, TI, contabilidade)
  • Consultas e exames pagos a outros profissionais para pacientes encaminhados
  • Equipamentos e instrumentos de uso profissional (desde que registrados como despesa e não como investimento imobilizado)
  • Manutenção de equipamentos
  • Despesas com publicidade profissional (desde que voltada à atividade e respeitando as normas do conselho da categoria)
  • Cursos de atualização e especialização, congressos, simpósios (desde que comprovadamente ligados à atividade)
  • Contribuições a entidades de classe, como CRM, CRO, CRP, associações médicas etc.

Despesas que normalmente não podem ser deduzidas:

  • Despesas pessoais, como supermercado e roupas comuns
  • Gastos com transporte pessoal, exceto quando comprovadamente vinculados à atividade (ex: visita domiciliar)
  • Compra de carros, imóveis, reformas, pois são considerados investimentos
  • Plano de saúde pessoal (apenas o plano do colaborador pode ser incluído, se houver)
  • Mensalidades escolares dos filhos
  • Empréstimos pessoais
  • Multas e encargos por atrasos em obrigações fiscais

Home Office: E se você atende online?

Aqui entra uma particularidade importante — e pouco conhecida: profissionais da saúde que atendem em home office também podem deduzir parte das despesas residenciais no Imposto de Renda.

Segundo o Parecer Normativo nº 60/1978 da Receita Federal, é possível deduzir até 1/5 (ou 20%) de gastos com:

  • Aluguel
  • Energia elétrica
  • Água
  • Internet
  • Condomínio
  • IPTU

Essas deduções são válidas para profissionais autônomos que trabalham de casa e mantêm um espaço fixo de atendimento online, devidamente comprovado. A regra só vale se você declara com livro caixa e lança essas despesas de forma correta e documentada.

Vale lembrar: reparos, reformas ou qualquer valor sobre o imóvel em si não podem ser deduzidos, mesmo em home office.

Posso deduzir despesas compartilhadas com outros profissionais?

Sim, desde que os custos estejam formalmente divididos entre os profissionais. É comum que clínicas ou consultórios tenham estrutura compartilhada. Nestes casos, deve-se:

  • Registrar a divisão em contrato
  • Emitir recibos proporcionais
  • Fazer lançamentos separados no livro caixa de cada profissional

E os estudantes e residentes? Podem usar o livro caixa?

Se já atuarem como autônomos ou prestarem serviços particulares, sim. Inclusive, essa é uma das vantagens de abrir um CNPJ ou iniciar o Carnê-Leão cedo: garantir mais controle financeiro, possibilitar deduções legais e começar sua jornada com organização tributária desde o início.

Como manter a documentação correta?

Para que a dedução seja aceita pela Receita, cada despesa deve estar comprovada por documentos válidos:

  • Notas fiscais emitidas em seu CPF
  • Recibos simples com dados do prestador de serviço
  • Comprovantes de pagamento (transferência, TED, boleto)
  • Comprovante de vínculo empregatício ou RPA com recolhimento de INSS/IR

O ideal é manter todos os comprovantes organizados por mês, e de preferência digitalizados.

Como a PLUS Contábil Saúde pode ajudar?

Na PLUS Contábil Saúde, somos especialistas em livro caixa para médicos e profissionais da saúde. Atuamos há mais de 20 anos no setor, e já ajudamos centenas de profissionais a reduzir sua carga tributária com segurança e eficiência.

Com nossa equipe, você tem:

  • Análise detalhada de suas receitas e despesas
  • Orientação para organização dos comprovantes
  • Preenchimento mensal do livro caixa e do Carnê-Leão
  • Planejamento tributário personalizado para que você pague o mínimo de imposto possível

Tabela-Resumo: Despesas Dedutíveis x Não Dedutíveis

Categoria

Dedutível         

Exemplo

Aluguel do consultório

✅ Sim

Contrato de locação em nome do profissional

Energia / Telefone / Internet do consultório

✅ Sim

Contas registradas no CNPJ ou CPF com finalidade profissional

Jaleco e roupas profissionais

✅ Sim

Roupas específicas para uso clínico, como jalecos e EPIs

Cursos e congressos

✅ Sim

Eventos de atualização com vínculo direto à área de atuação

Despesas com secretária / autônomos

✅ Sim

Com RPA ou vínculo formal com recolhimentos obrigatórios

Despesas de home office

✅ Parcial

Dedução de até 20% de aluguel, energia, IPTU e internet da residência, se comprovado uso profissional

Plano de saúde pessoal

❌ Não

Apenas o plano de colaboradores pode ser considerado

Transporte pessoal

❌ Não

Exceto quando usado para visitas domiciliares com comprovação documental

Empréstimos pessoais

❌ Não

Mesmo que usados indiretamente no negócio, não são aceitos

Aluguel da residência (100%)

❌ Não

Não pode ser deduzido integralmente, exceto a parte proporcional usada como consultório

Conclusão

O uso correto do livro caixa é uma poderosa ferramenta de economia tributária, mas exige atenção às regras e organização da documentação. Com a ajuda da PLUS Contábil Saúde, você evita erros, reduz legalmente seus impostos e mantém o foco no que realmente importa: seus pacientes e seu crescimento profissional.

Se você deseja começar agora mesmo a otimizar sua tributação com segurança, fale com a PLUS Contábil Saúde. Estamos prontos para cuidar da sua contabilidade com a mesma dedicação que você cuida da saúde dos seus pacientes.

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